Bei allem, was ich mit Unternehmen und Führungskräften mache geht es im Kern um Verantwortung.
Ich bin überzeugt davon, dass Verantwortung das Schlüsselelement in Organisationen darstellt, um gesunde und effektive Arbeitsumgebungen zu haben.
Ein Kernelement, um dies zu erreichen sind regelmäßige 1:1 Gespräche mit Mitarbeitern.
Es ist noch garnicht so lange her, da gab es Mitarbeitergespräche nur einmal im Jahr.
Ich bekomme ab und zu mal mit, dass es noch immer Unternehmen und Führungskräfte gibt, bei denen das genauso gehandhabt wird. Ich will es mir jetzt nicht anmaßen das zu kommentieren. Allerdings empfehle ich 1:1 Mitarbeitergespräche nicht einmal, nicht zweimal, sondern viele Male und das heißt fortlaufend zu führen.
Wer meine Blogs und podcasts kennt weiß, dass ich nichts davon halte, permanent Meetings zu haben. Kommunikation ist wichtig. Aber ausufernde Besprechungen zu haben, wie es nach wie vor die Praxis ist in vielen Unternehmen, das ist zermürbend, raubt Energie, Zeit und Motivation und ist alles andere als effizient und effektiv.
Auf was Sie als Führungskraft allerdings auf keinen Fall verzichten dürfen sind 1:1 Mitarbeitergespräche.
Was ich darüberhinaus empfehle, sind tägliche kurze Get-together mit dem Team am Morgen. 15 Minuten im Team reichen aus – auch hierfür gilt: klare Struktur und klare Moderation ist notwendig, unabhängig ob in Präsenz oder Remote.
Weshalb sind 1:1 Mitarbeitergespräche so wichtig?
Als Führungskraft gibt es verschiedene Steuerungsinstrumente. Eines davon ist das 1:1 Mitarbeitergespräch. Wer regelmäßig mit seinen Mitarbeitern im 1:1 im Gespräch ist (und diese Gespräche auch ordentlich führt), der wird u.a. folgenden Effekte damit erreichen:
📌Mitarbeiter fühlen sich „gesehen“ und wertgeschätzt
📌Sie schaffen damit Nähe und eine arbeitsfähige vertrauensvolle Beziehung
📌Als Führungskraft haben Sie auch Fürsorgepflicht. Gerade durch die 1:1 Mitarbeitergespräche können Sie von Ihren Mitarbeitern erfahren, wo ihnen der Schuh drückt. Manchmal gibt es belastende private Themen, die sich beruflich auswirken, weil ein Mitarbeiter dadurch nicht mehr engagiert oder motiviert wirkt.
📌Sie schaffen damit Mitarbeiterbindung.
📌Sie haben dann erst die Chance auch Informationen zu erhalten, die relevant sein können. Gerade introvertierte Mitarbeiter sind nicht immer dazu geneigt, Informationen im Team Meeting zu teilen oder von sich aus auf andere (in diesem Fall Sie) zuzugehen.
📌Damit stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter gefordert und gefördert werden. Und zwar da, wo es wichtig ist. Damit stellen Sie sicher, dass das Potential ihrer Mitarbeiter auch gesehen wird und diese sich weiterentwickeln können. Voraussetzung hier ist allerdings, dass die Gespräche „vernünftig“ geführt werden. Keine Monologbeschallung. Sie stellen eher Fragen als dass Sie Aussagen treffen. Aussagen sind ebenfalls wichtig, aber zu gegebener Zeit. Wie beispielsweise am Ende eines Gesprächs, damit eine klare Vereinbarung geschlossen wird. Commitment und Verbindlichkeit zu erzeugen, das ist Ihre Aufgabe.
📌Idealerweise bereiten Sie Ihre Mitarbeitergespräche vor. Und nein, das ist kein großer Zeitinvest. Aber mit einer Vorbereitung stellen Sie sicher (das gilt für alle Meetings!), dass sich Ihre Besprechungen für alle Beteiligten auch gelohnt haben.
📌Sinnvoll ist ein Jour fixe, dh. ein regelmäßiger Termin, der kann wöchentlich sein oder auch 2 x im Monat. Wichtig ist hier: diese Termine sollten nur aus wichtigen Gründen verschoben werden und das sollte nicht andauernd passieren. Und falls verschoben wurde, dann unbedingt nachholen.
Welche Rahmenbedingungen sind bei 1:1 Meetings zu beachten?
Es kommt drauf an. Tut mir leid, ich muss hier zunächst einmal die typische Beraterantwort geben. Denn ja, es kommt auf einige Aspekte an und es gibt mal wieder keine Standardantwort. Dennoch will ich hier einige Aspekte teilen, die jede Führungskraft beachten kann und dann eben schauen muss, wie ist das für mich und mein Team, wie kann ich das hier am besten handhaben. In der Regel bespreche ich das mit meinen Kunden individuell.
Da ist zunächst die Frage:
wie häufig machen denn 1:1 s mit meinen Mitarbeitern Sinn?
Da stellt sich zunächst die Frage: wie groß ist denn mein Team? Habe ich ein überschaubares Team, dann kann ich mit jedem Einzelnen regelmäßig einen Jour fixe haben. Wenn ich jedoch in einem größeren Unternehmen tätig bin, dann geht das natürlich nur mit meinen Direct Reports. Und diese wiederum sollten ihre 1:1 s mit ihren Mitarbeitern haben.
Wo sollte ich die 1:1s mit meinen Mitarbeitern durchführen?
So wie es für mich als Führungskraft und für den jeweiligen Mitarbeiter am besten passt. Heutzutage macht Remote Work einen Großteil der Arbeitszeit aus. Daher werden viele 1:1 s ebenfalls remote stattfinden. Das funktioniert erfahrungsgemäß auch wunderbar. Allerdings muss bei neuen Mitarbeitern unbedingt das 1:1 in Präsenz stattfinden. Nicht nur einmal, sondern in den ersten Monaten überwiegend. Bei Mitarbeitern, die bereits länger im Team sind, braucht es das nicht. Aber auch hier ist es besser, wenn man sich in regelmäßigem Turnus auch in Präsenz trifft. Und falls es kritische Themen zu besprechen gibt, unbedingt!
Falls die Termine in Präsenz stattfinden, müssen diese natürlich nicht in einem grauen Büro stattfinden. Manchmal ist es besser rauszugehen. Das Wetter ist grade sehr schön? Warum also nicht einen Walk & talk? Ich mache das beispielsweise sehr gerne mit meinen Kunden hier in Palma. Beim Walk & Talk haben Gedanken einen wesentlich freieren Lauf als beim Sitzen in einem Büro. Ich kann das nur empfehlen.
Beim 1:1 Mitarbeitergespräch ist der Walk & Talk nicht für jedes Setting und nicht bei allen anstehenden Themen der passende Rahmen. Das muss man als Führungskraft entscheiden: wann ist das sinnvoll und wann nicht.
Idealerweise sind die Jour Fixe mit einem Mitarbeiter immer für denselben Tag terminiert, sodaß hier ein Ritual entsteht.
Wie lange sollte ein 1:1 Meeting dauern?
Auch hier hängt die Antwort von verschiedenen Aspekten ab. Handelt es sich um einen Mitarbeiter, der neu an Board ist? Dann sollte auf jeden Fall genügend Zeit reserviert werden. Eine Stunde pro Woche ist sinnvoll. Das kann auch durchaus mehr sein. Abhängig von der Aufgabe und wer steht ansonsten für ein Onboarding zur Seite. Handelt es sich um Mitarbeiter, mit denen alles ziemlich smooth läuft und die bereits seit einer Weile im Haus sind: dann kann es auch ausreichen, wenn man regelmässig für eine halbe Stunde zusammenkommt.
Was ist bzgl Ablauf von 1:1 Mitarbeitergesprächen zu beachten?
Ich bin immer wieder aufs Neue überrascht, wieviele Führungskräfte mir berichten, dass sie komplett unvorbereitet in ihre Mitarbeitergespräche gehen. Ich will damit nicht sagen, dass das so garnicht funktionieren kann. Ich kenne Top Führungskräfte, die sehr genau wissen, wie sie ihre Gespräche optimal führen können und dies seit vielen Jahren auch optimiert haben. Allerdings ist dies bei den meisten Führungskräften nicht der Fall.
Die meisten sind unvorbereitet, überlassen den Lauf des Gesprächs als auch das Resultat dem Zufall. Verbindlichkeit am Ende eines Gesprächs? Fehlanzeige. Das kommt eher selten vor. Falls es bei Ihnen anders ist: Glückwunsch!
Entspricht die Nicht-Vorbereitung und das Zufallsprinzip dem Ethos und der Rolle einer smarten Führungskraft? Wohl kaum!
Eine gute Vorbereitung ist immer notwendig. Sonst darf man sich als Führungskraft nicht wundern, dass die Gespräche ineffektiv und ineffizient verlaufen. Am Ende bezahlen Sie als Führungskraft dies mit Ihrer Zeit, der Zeit Ihres Mitarbeiters und das kostet das Unternehmen richtig Geld. Daher: übernehmen Sie Verantwortung und bereiten Sie Gespräche ordentlich vor.
Die grundsätzlichen Leitfragen zur Vorbereitung:
- Was ist das Ziel dieses nächsten Gesprächs?
- Welche Themen wollen Sie hier ansprechen?
- Was ist davor gelaufen?
- Braucht der Mitarbeiter Unterstützung und falls ja in welcher Form?
- Was soll am Ende klar sein?
Abhängig von diesen Antworten bereiten Sie dann Ihr Gespräch vor, beispielsweise mit entsprechenden Fragen, die Sie sich im Vorfeld notieren. Aber auch mit Themen, bei denen Sie vielleicht Einwände oder Widerstand erwarten. Wie wollen Sie dann damit umgehen? Gerade bei kritischen Themen ist es immer wichtig sich bereits in der Vorbereitung bewusst zu machen: wie stelle ich sicher, dass die Beziehung gewahrt bleibt.
Die Vorbereitung ist eine Sache.
Die innere Haltung ist nochmal eine ganze andere Sache. Und mindestens genauso wichtig. Ich würde sagen: noch wichtiger.
Denn wenn ich als Führungskraft permanent nur auf die Karte „Hoffnung“ setze und kein Commitment, keine Verbindlichkeit von den Mitarbeitern einfordere, dann darf ich mich nicht wundern, dass nichts oder wenig geschieht.
Immer wieder stelle ich fest, dass es zwar „nette“ Führungskräfte gibt, mit denen sich wahrscheinlich jeder gut vorstellen kann gemeinsam einen after work drink zu nehmen. Aber ich sehe eben ganz häufig, dass es denjenigen enorm schwerfällt ihre Mitarbeiter in die Verpflichtung zu nehmen.
Aber genau das braucht es. Klare Gesprächsführung. Verantwortung übernehmen und auch übertragen. Verbindlichkeit am Ende. Einfach ein netter Typ sein ist zwar schön, reicht aber nicht aus.
